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如何做到簡單清晰的表達出復雜的事物-中

05-23 熊掌號

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3.演講者只能用20張演示文稿做簡報
除了說故事之外,用簡短的演示文稿也是常用的溝通方式。但大多數人習慣用大量的演示頁,以及在幻燈片里塞入密密麻麻文字,反而忽略了簡報本質,讓人看不出重點。針對這個缺點,現在有稱為PechaKucha及Ignite的簡報方式,規定簡報者要用有限的投影片,并在有限的時間內清楚說明一件事。
PechaKucha是日文ペチャクチャ的閑聊之意,始于2003年東京建筑師們的交流活動。為了讓更多人有上臺發表的機會,規定每個人只能用20張投影片,每張幻燈片只有20秒,總共6分40秒的時間來講一件事。
為了遵守這個規定,演講者必須用心將復雜內容拆成一個個小項目,輔以圖表或照片,以最少的文字來逐條說明。而截至2016年,全球已經有1000個以上的城市,在餐廳、酒吧、大學、教堂或住家里,舉辦過這樣的活動。
至于Ignite則由Brady Forrest及Bre Pettis在西雅圖創立,規定每個人同樣用20張投影片,但每張投影片只有15秒,總共5分鐘的時間來講一件事。Ignite每張投影片規定的時間比PechaKucha少5秒,讓演講者感覺更需分秒必爭,簡報內容需要更精簡。例如,曾經有一位演講者用Ignite規定的方式說明如何吃香蕉,他從他母親第一次看到香蕉時,嘗試連皮一起吃開始說起,到如何剝香蕉皮從頭開始,或是從尾,最后帶出了真正的主題:高效能工作者,通常不會花太多時間將事情的始末完全研究清楚后才行動。他們在得到足夠的資訊后,就會馬上開始行動肚子餓時,沒有人會思考香蕉應該從哪里開始剝皮!。雖然演講者的題目很深,但是,他用吃香蕉的例子說明,加上Ignite的節奏,在不到六分鐘就完成了演說,讓觀眾聽得生動又有趣。
PechaKucha及Ignite規定要在5至6分鐘內講完內容,可以訓練簡報者快速擄獲觀眾注意的能力。而每張投影片只停留15至20秒,也能避免觀眾只將焦點放在投影片上面。因為簡報的主角是簡報者,投影片應該只是輔功工具。
 

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